Kostenlose Vorlage: Influencer- & UGC-Outreach-Tracker

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Download the CSV, copy it straight into Google Sheets or Excel, or print it. Everything below is rendered on this page — nothing is hidden behind a form.

Template preview

The full template, shown in full — these are the exact columns and a few illustrative example rows.

Füge pro Creator eine Zeile in deine Pipeline ein. Die Beispielzeilen sind nur illustrativ – lösche sie und trage deine eigenen ein. Das ist ein Tracking-Sheet, kein Vertrag.

What's inside

Outreach-Status

Die Phase der Beziehung – Prospect, Kontaktiert, In Verhandlung, Vereinbart, Content erhalten, Gepostet, Abgelehnt. Filtere nach dieser Spalte, um zu sehen, wer ein Follow-up braucht und wer erledigt ist.

Durchschn. Engagement-Rate

Ein grobes Eignungssignal, das du aus den öffentlichen Posts des Creators ableitest – Likes + Kommentare im Verhältnis zu den Followern. Nutze klar erkennbare Beispielwerte, bis du sie bestätigst; bei kleinen Kooperationen zählt Engagement mehr als die reine Followerzahl.

Vereinbarte Leistungen

Genau das, was der Creator produziert (z. B. „1 Reel + 2 Stories“, „3 UGC-Videos, die wir posten“). Sei präzise, damit später keine Unklarheit entsteht – das ist deine gemeinsame Referenz, kein Rechtsvertrag.

Honorar / Budget

Das vereinbarte Honorar, der Wert des Gratisprodukts oder „nur Produkt“. Halte es einheitlich (eine Währung), damit du ein Kampagnenbudget über alle Zeilen summieren kannst.

Fälligkeitsdatum Content

Wann der Creator dir den Content oder Post schuldet. Sortiere nach dieser Spalte, um zu sehen, was ansteht, und hake nach, wenn etwas verrutscht.

Gepostet (Link)

Die Live-URL, sobald der Post online ist. Eine Zeile gilt erst dann als vollständig erledigt, wenn diese und „Ergebnis / Notizen“ ausgefüllt sind.

How to use this template

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   Hol dir den Outreach-Tracker

   Lade den Pipeline-Tracker als CSV für Excel, Google Sheets oder Numbers herunter oder kopiere ihn direkt in eine Tabelle – ohne Import-Dialog und ohne Konto. Halte ihn offen, während du eine Outreach-Kampagne fährst.

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   Lösche die Beispielzeilen

   Die Beispielzeilen zeigen, wie jede Spalte genutzt wird, und sind offensichtlich illustrativ (Handles wie „@example.creator“, Zahlen wie „z. B. 12.500“). Lösche sie und starte mit einem leeren Raster.

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   Trage jeden gefundenen Prospect ein

   Lege pro Creator eine Zeile an, sobald du ihn entdeckst – Handle, Plattform, Nische und wie du Kontakt aufnimmst. Setze den Outreach-Status nach und nach auf Prospect oder Kontaktiert.

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   Verfolge jedes Gespräch bis zum Ergebnis

   Aktualisiere den Outreach-Status mit dem Verlauf des Gesprächs und fülle Vereinbarte Leistungen, Honorar / Budget und Fälligkeitsdatum Content aus, sobald ihr euch einig seid. Halte Notizen in einfacher Sprache fest – dieses Sheet ist dein Gedächtnis, kein Vertrag.

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   Schließe den Kreis mit dem Live-Link

   Wenn der Content live geht, füge die URL in Gepostet (Link) ein und notiere das Ergebnis in Ergebnis / Notizen. Sortiere oder filtere nach Status, um deine gesamte Pipeline auf einen Blick zu sehen.

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   Plane deinen Teil der Kooperation in SocialKit

   Bei UGC, das du selbst veröffentlichst, lege den Content in SocialKit ab, um ihn über deine Konten zu planen und cross-zuposten – damit die Markenseite der Kooperation pünktlich live geht, parallel zum Post des Creators.

Best practices

• Gewichte Engagement und Zielgruppen-Eignung höher als die reine Followerzahl – ein kleinerer, gut passender Creator schlägt für eine fokussierte Kooperation oft ein großes, generisches Konto.
• Personalisiere die erste Nachricht und beziehe dich auf einen konkreten Post; halte in Kontakt / Notizen fest, welcher Ansatz Antworten brachte, damit du wiederholen kannst, was funktioniert.
• Formuliere Leistungen in klarer, präziser Sprache („1 Reel + 2 Stories, innerhalb von 14 Tagen gepostet“), damit beide Seiten dieselbe Erwartung teilen – und denk daran, dass dieses Sheet ein Tracker ist, kein bindender Vertrag.
• Einigt euch vorab auf eine FTC-konforme Kennzeichnung (z. B. #ad / Label für bezahlte Partnerschaft) und notiere sie pro Zeile; Kennzeichnungsregeln und wie jede Plattform bezahlte Partnerschaften ausweist, können sich ändern – prüfe daher die aktuellen Anforderungen (Stand Juni 2026), bevor du postest.
• Nutze die Spalten Kontaktdatum und Fälligkeitsdatum Content für Follow-ups – sortiere wöchentlich danach, damit nichts in „Kontaktiert“ hängen bleibt oder eine Deadline verpasst.
• Bei UGC, das du selbst veröffentlichst, stelle sicher, dass Nutzungsrechte Teil der vereinbarten Leistungen sind, bevor du den Content irgendwo einplanst.

Do it in SocialKit